Beginnen
Je hebt een besluit genomen en gaat een eigen onderneming beginnen. Dan moet er veel uitgezocht en geregeld worden. Vragen daarbij zijn bijvoorbeeld:
- Wat is mijn startsituatie, heb ik nu (nog) een vaste baan of uitkering?
- Start ik een nieuwe onderneming of neem ik een bestaande onderneming over?
- Hoe gaat mijn onderneming heten?
- Welke rechtsvorm past bij mij? En heb ik daarvoor een notaris nodig?
- Heb ik personeel nodig?
- Zo ja, is er dan een CAO van toepassing en welke?
- Welke verzekeringen heb ik (minimaal) nodig?
- Welke belastingen moet ik straks gaan betalen?
- Ga ik mijn boekhouding zelf doen of zoek ik een specialist?
- En nog veel meer.
Kamer van Koophandel (KvK)
Op de website van de KvK [1] staat veel informatie voor startende ondernemers.
En als je dan eindelijk jezelf het groene licht geeft, zorgt de KvK voor je inschrijving in het Handelsregister.
Daarvoor vul je eerst het online-inschrijfformulier [2] in. Daarna maak je een afspraak [3] om de inschrijving definitief te regelen.
Wacht niet totdat je daadwerkelijk begint, maar doe dit ruim op tijd, zodat de belangrijke zaken geregeld zijn vóórdat de eerste klant voor de deur staat.
Door je inschrijving in het Handelsregister wordt je onderneming ook aangemeld bij de Belastingdienst.
Afhankelijk van gemaakte keuzes krijg je vervolgens:
- een KvK-nummer;
- een OB-nummer (omzetbelasting of BTW);
- ingeval van personeel ook een LH-nummer (loonheffingen);
- mogelijk nog een VpB-nummer (vennootschapsbelasting) als je de onderneming als besloten vennootschap gaat uitoefenen.
Op de website van de Belastingdienst [4] vind je allerlei relevante informatie.
Belastingen
Vervolgens stuurt de Belastingdienst je een bevestiging van je inschrijving en 2 belangrijke brieven: één brief met een gebruikersnaam en één met een wachtwoord.
Deze zijn bedoeld om in te loggen op je persoonlijke domein op de site van de belastingdienst.
Je kunt daar de aangiften voor OB, LH en Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting invullen en de status inzien. Ook kun je je e-mailadres koppelen, zodat je steeds een bericht krijgt wanneer het weer tijd is om een aangifte voor 1 van de 4 hiervoor genoemde belastingen te doen en een bevestigingsbericht wanneer een aangifte daadwerkelijk is gedaan.
Bewaar de brieven met gebruikersnaam en wachtwoord zorgvuldig.
Als je je administratie door iemand anders laat doen, zal hij of zij daar mogelijk om vragen.
Omzetbelasting
Het aangiftetijdvak voor de OB wordt meestal op een kwartaal gesteld. Na afloop van het tijdvak heb je 1 maand de tijd om de aangifte van het verstreken kwartaal in te (laten) dienen; ook de betaling van de berekende aangifte moet uiterlijk binnen 1 maand na afloop van het kwartaal door de belastingdienst zijn ontvangen.
Op verzoek kan het tijdvak gewijzigd worden naar maand. Ook kan de Belastingdienst zelf besluiten om het tijdvak te wijzigen, bijvoorbeeld bij vaker niet of niet-tijdig aangifte doen of betalen.
Loonheffingen
Het aangiftetijdvak voor de LH wordt bijna altijd op een maand gesteld. Na afloop van de maand heb je 1 maand de tijd om de aangifte van de verstreken maand in te (laten) dienen; ook de betaling van de berekende aangifte moet uiterlijk binnen 1 maand na afloop van de maand door de belastingdienst zijn ontvangen.
In bepaalde gevallen kan het tijdvak op 4-weken worden gesteld. Bijvoorbeeld als een van toepassing zijnde CAO dit voorschrijft.
Ik ben ondernemer en dan?
Administratie
Vaak het laatste dat nog geregeld moet worden, maar als je ook hier op tijd aan begint kun je mogelijke problemen en stress op termijn voorkomen.
- Zelf doen is één optie, online en als app zijn er tegenwoordig allerlei mogelijkheden om je zaken bij te houden.
Belangrijk is wel dat je weet wat je doet en hoe je met al die fiscale regels en vereisten moet omgaan.
Laat je adviseren over de inrichting van je boekhouding en zorg dat je op de hoogte bent van de voor jouw branche specifieke regels en eisen. - Gedeeltelijk of geheel uitbesteden is de andere optie: in overleg kan gekozen worden voor een systeem waarbij je de dagelijkse handelingen zelf doet en de boekhouding periodiek (bijvoorbeeld aansluitend bij het aangiftetijdvak van de OB-aangifte) laat controleren.
Je boekhouding is de basis voor je belastingaangiftes en dus voor de belasting die je uiteindelijk over je resultaat zult gaan betalen. Een specialist kan daarbij helpen èn voorkomen dat je te veel of te weinig belasting betaalt.
Organiseer je papieren en/of digitale bestanden
Maak hierbij onderscheid tussen zogenaamde permanente en jaar gebonden stukken.
Permanente stukken is alles dat geldig en van toepassing is op het bestaan van je onderneming en niet gebonden aan een specifiek jaar. Denk aan inschrijvingsbewijzen, overeenkomsten en dergelijke.
Maak hiervoor een aparte ordner: Permanent inhoudsopgave eenmanszaak [5] of Permanent inhoudsopgave BV [6].
In dit digitale tijdperk kun je die natuurlijk ook op je computer of ‘in the cloud’ aanmaken.
Jaar gebonden stukken zijn bijvoorbeeld je verkoop- en inkoopfacturen, kassabonnen en bankafschriften.
Die bewaar je bij voorkeur per jaar bij elkaar. En niet per soort bij elkaar. Want na afloop van de bewaartermijn (zie hierna) zou je dan meerdere mappen of ordners door moeten spitten om de zaken die vernietigd mogen worden bij elkaar te rapen.
Bewaarplicht
In de opstartfase van een onderneming wordt vaak vergeten om bonnetjes en facturen van aanloopkosten te bewaren.
Ons advies: bewaar in eerste instantie alles dat direct of indirect met je startersplannen te maken heeft.
In veel gevallen kun je deze kosten in je onderneming aftrekken en in een enkel geval zelfs de BTW op je eerste aangifte voor de OB verrekenen.
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie gedurende een termijn van minimaal 7 jaar te bewaren.
Daarop bestaan een paar uitzonderingen, die je via deze link [7] kunt terugvinden.
Factuureisen
Ga je werken met verkoopfacturen, dan zijn er regels waaraan deze moet voldoen.
Minimaal moet op een factuur een aantal zaken vermeld worden, je vindt deze terug op Belastingdienst/factuureisen [8].
Vervoer
Heb je voor je onderneming een auto nodig, dan zijn er 2 mogelijkheden.
- De onderneming schaft deze aan: je krijgt dan waarschijnlijk te maken met de verplichte correctie voor privégebruik (de bijtelling). Tenzij je kunt aantonen dat je op kalenderjaarbasis minder dan 500 privékilometers rijdt.
Om dat laatste te bewijzen is een sluitende (en controleerbare) rittenregistratie nodig.
Dat kan op meerdere manieren, op papier, maar er zijn ook ritregistratiesystemen.
Meer informatie vind je op Belastingdienst/Rittenregistratie [9]. - Je maakt gebruik van je privé-auto. In dat geval kun je alle voor je onderneming gereden kilometers tegen € 0,19 per kilometer als kosten ten laste van je onderneming brengen. Ook de kilometers die je in de opstartfase maakt.
Bijhouden dus en daarvoor kun je bijvoorbeeld dit formulier [10] gebruiken.
Personeel
Het eerste personeelslid aannemen is een flinke stap, die beslissing neem je soms pas na flink brainstormen met jezelf.
Als je dit al weet op het moment dat je je onderneming bij de KvK inschrijft, gaat aanmelding bij de Belastingdienst in één moeite door.
Besluit je pas later om personeel aan te nemen dan moet je dat met een meldingsformulier [11] doorgeven aan de belastingdienst.
Je toekomstige werknemer(s) laat je 2 formulieren invullen: de Opgaaf gegevens Loonheffingen [12] en een formulier voor de uitgebreide gegevens [13] ten behoeve van je loonadministratie.
Daarnaast vraag je om een (leesbare) kopie van het paspoort, de ID-kaart of de werkvergunning en controleert of de hierin genoemde gegevens met deze persoon overeenstemmen. En vergeet niet om de afspraken van het dienstverband vast te leggen in een arbeidsovereenkomst.
Het voeren van een loonadministratie met maandelijkse aangiften Loonheffingen is (helaas) geen klusje dat je simpel in eigen beheer kunt uitvoeren; daarvoor heb je echt een externe specialist nodig.
TOT SLOT:
Wij hopen dat deze informatie je op weg helpt naar een succesvolle onderneming.
Mocht je nog vragen hebben of een afspraak willen maken voor een oriënterend gesprek, bel of e-mail dan gerust.